「本文参与 少数派 2016 年度征文 」

前情提要:

一年之间,我在上海和台北的居住时间大概是四六分。

记账就变成了两种货币之间的麻烦事。几乎试遍了市面上所有记账App,我决定用Workflow造轮子。

本文适合以下读者:

  • 同时使用多种货币但是没有很好的记账App支持
  • 对于不同资产定位、统计有疑惑
  • 希望体验一下Geek的记账方式
  • 认为支付宝年度账单极其不准
  • 强烈建议先读过并且动手尝试过利用 Workflow 记录书籍 / 影剧到 Airtable这篇文章的内容。

本文主要会介绍以下内容:

  • 记账的意义
  • 我对于记账的要求
  • 使用Workflow + Pin记账到Airtable
  • 使用指南

记什么

对我来说,记账记的是「消费支出以及剩余资产」。

在做这个workflow之前,本身已经有记账的习惯。通常我会把我所有的账单,不管是支付宝微信的还是银行卡的交易记录全都拉出来一起记录。刨去自己平日的支出,要帮亲朋好友代购,又会做一些投资,朋友有难还要出资相助。于是不同账户会产生很多重复信息,又涉及到汇率的变动,使得情况复杂起来。我想让自己轻松一点,高效完成记账动作。

用银行卡或者支付宝/微信完成一切交易其实是最理想的方法。一方面拥有完整及时的记录(包括时间、金额、交易对象),大大减轻钱包的负担。另一方面可以安心地回到家里坐下来慢慢记录。这一日终将到来,但是这并不代表记账是多余的事。

记录账簿是一种量化自我的手段,比方说我可以知道我一年喝了多少瓶可口可乐,也可以作为一种连接过去的媒介,很多人喜欢记日记,其实是一样的道理。记的是收支,又何尝不是存在的证明呢。

一些记账观念

我认为对个人资产有一个清晰的定位是一切记账的前提,也对自己的记账观念进行了多次整理和修订,目前认为适合自己。

 「结算方式」分类:银行卡、支付宝、微信、现金、储值卡。

 「交易类型」分类:适合自己的才是最好的。比如我分了三大项n多小类。

 「结算货币」分类:以发生交易的账户的货币记录,避免汇率落差。

之前我有这样的疑惑,支付宝绑定了银行卡消费,应该归类到银行卡还是支付宝。

  • 我现在认为正确的记账方式应该是以「结算方式」计入的,回答是支付宝。从层级上看,在这个「支出行为」的背后首先是银行卡和支付宝之间资金的平级流动,继而产生了「支出」这个资金向下流动的动作。吐槽一下支付宝,年度账单极其不准,分开记录「结算方式」可以帮助你快速还原真实消费数字,想做什么样的饼图都可以。

前几天听博客,提到一些非常难记的账比如朋友管你借钱啦,爸妈塞给你点钱让你买个东西啦,这种要怎么处理。

  • 在我看来,维护「关系」其实也是记账的目的。甚至可以说,「关系」是「收入」、「支出」同级,构成了一个闭环。在「关系」上进行支出,可能得到超值的回报,这里不是在讲人生道理,毕竟我的年龄不一定有你们大。正因为「关系」涉及到的资金流动非常繁复而且对实际收支也缺乏参考性,所以我将其分为一派。

io.jpg

是否应该建立很多个账本,分门别类把每一笔支出收入记好?

  • 不如反过来思考一下,如果现在有十个账本,分别记录不同的品类。假如把所有的记录丢到一个账簿,能够在最短的时间里重新复原十个账簿,我觉得这才是有意义。方法非常简单,不管你分了多少账簿,每一笔明细精准还原当时的场景。 

关于预算和统计

  • 预算这部分我其实没有什么需求,但是对于很多人是刚需,编列预算确实有助于合理支出,所以我建议每月或是每季度统计账簿,并且规划之后一段时间的支出。
  • 预算和统计处于记账的前端和后端,本Workflow只能把中间的「记账」过程尽量做好,成为一座联接两处坚实的桥梁。 

记的快,记的准

我用过许多记账App,不管是单纯记账的,还是绑定银行卡支付宝的,都被我放弃了。恕我直言:

  • 几乎让我丧失耐心的繁复操作。
  • 账簿分类或是多币种支持不佳。
  • 无法达到精确的要求。

如何记得快?

我的方式是以资金流动方向为原则,记录收入→储蓄→支出↔投资四种资金流动情况。尽量减少重复的记录;仅关心资产总值,而不是各账户资产情况。

举个例子:

上个月我用花呗总共消费了1000元,这个月支付宝从银行卡扣款帮我还了。上个月的每笔消费我都记录了,所以就没有必要再记录这1000元,即我没有必要在我的账本里写入这样的信息「某年某月某日,银行卡支出1000元。」和「某年某月某日,花呗还款1000元。」。结果很明显,从宏观上记账比起分账户管理容易得多。

记得快的方法是减少重复的记录,整合并记录以达到自己的计账目的。

「精准」何解?

我认为账目明细必须包含以下要素才能构成日后统计的依据。

就我近期的一笔支出为例。

Bang.jpg

经过简单的拆解,可以分析出一笔「精准」的明细,需要如下九个要素

  • 交易时间
  • 交易对象
  • 商品名称
  • 交易金额
  • 收支情况
  • 交易类型
  • 结算方式
  • 结算货币
  • 地理坐标

那么问题来了。这么多信息,如果做到记的快。

实现效果

用一张动图释疑。workflow下载链接在下一个章节放出。

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为了展示效果,特意加了两个中断显示即将记录的内容。

Demo.PNG

这样就把一条收支明细的所有内容添加到账本里了。

完成上述动作需要这些工具:

1. Pin——在通知栏直接输入文字到剪贴板。

  • 所有动作在通知栏内完成,无需跳转。
  • 支持全局下拉,无需找一个特定App。

2. 任何可以写字的地方(批量模式)

  • 逐条在例如备忘录中完成后复制到剪贴板进行记录。

3. Workflow——可以帮助你用最短的时间完成这一切。

  • 手动输入交易对象、商品名称、 交易金额。
  • 用列表选单协助填入交易类型、结算方式。
  • 自动填入交易时间、地理坐标,判断收支情况、结算币种。

4. Airtable——可以帮助你创建多个账簿。

  • 不论是想按照结算方式还是消费类型分类,都可以自行设计你的账簿。
  • 需要注意的是每个仓库只有1200条的免费使用量。
  • 账簿或是子项越多代表了workflow中的需要设置的项就会随之增加。

5. Google Sheet——如果你可以稳定的访问Google,推荐使用,本文不涉及。

为什么选择Airtable

这个主意是某一次在整理表格,删除不同账户中重叠数据烦到快炸的时候蹦出来的。

考虑到我记录数据的复杂程度以及之前的个人习惯,从网络上拉取的收支数据也多半是表格形式的,我决定继续沿用表格记录。一方面方便精准的统计,一方面是方便迁徙,作为患有轻度数据仓鼠症的人来说,看见排列整齐,有条理的数据是非常的开心。

Airtable的API真的非常好操作。其实拿这么一款团队协作表格来记录也实属无奈,因为市面上我只找到这一款开放了API又不用云梯的在线表格工具。

更多技术细节

简单说一下实现这个workflow的一些思路:

通过输入必要信息和勾选设置变量,调用Airtable API进行POST文本。如需定位,调用高德地图API进行坐标转换与逆地理编码,Patch刚刚的输入,完成。

PS:GPS定位的功能默认是关闭的,有兴趣的小伙伴可以在workflow打开使用。

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Documents

这是一个支持多币种的记账Workflow

所有数据储存在云端,任何终端可以随时访问、编辑。

目标记录日常生活支出收入,亦包含代购、债务等。

简明使用指南

1. 在Pin Widget中输入文字,支持以下输入格式

  • 金额(启用快速记录)
  • 金额#商品#交易对象(启用详细记录)
  • +金额(添加+号记录收入,不添加默认记录支出)
  • 多行「金额#商品#交易对象」(启用批量记录)

363988.jpg

2. 校验输入。

3. 选择结算方式、交易类型,等待第一次记录成功。

4. 如开启GPS,确认是否追加定位信息,如需,等待完成即可。

功能列表

三种记录模式:

1. 快速记录(推荐使用GPS定位辅助之后补全信息)

  • 使用场景:外出消费

2. 详细记录

  • 使用场景:不太赶时间的时候

3. 批量记录

  • 使用场景:进行大规模数据录入

可自定义功能:

  1. 追加GPS定位
  2. 多账簿支持(参见下方** 配置说明**)
  3. 多币种支持(默认两种)
  4. 快捷短语(默认五组)
  5. 批量模式

可以完成的事:

  1. 日常收入支出记录
  2. 多币种代购、借贷记录
  3. 家庭成员协作记录家庭收支
  4. 提供多维度统计分析数据支持
  5. 本Workflow还在不断完善和追加功能中…欢迎留言

配置说明

你可能需要一些耐心,我也以尽量简单的方式说明。

  1. 注册一个Airtable账户 这是我的邀请链接
  2. 个人设置页面获取自己的API Key
  3. 根据你的需求建立表格,并到Airtable API 文档页面获取URL
  4. 将以上信息填入Workflow指定位置。
  5. 根据自己的需要,调节选单和记录账本。
  6. 调用高德地图的部分API Key我已共享,有额外需求可以自行设置。

图文版教程我就不赘述了,强烈推荐教会我用Airtable的文,图文并茂,清晰好懂。不知道比我文章高到哪里去了,至少要先读过这篇并且动手尝试过之后再来玩我的workflow。利用 Workflow 记录书籍 / 影剧到 Airtable

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Demo版下载

Demo版移除了我的Airtable API Key和填入表格位置。

由于Airtable API Key具有唯一性,所以我无法将自己账号拿来给你们试用。请先按照前面的步骤配置好API Key和你的表格之后才能完成储存。

我在调用API上传数据前一步设置了一个中断,显示你此次要储存的明细。如果你配置好了,可以去除这两个栏位。

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下载地址: https://workflow.is/workflows/0bc4ccb3ca614419a12dadf876543a08

彩蛋展示

彩蛋.gif

文末

最后说说Workflow的不足和未来规划

  • Workflow本身繁复的写法是一个障碍。我已经尽可能简化步骤,但是还是无法避免太过冗长的结果。毕竟Workflow只是简单的玩具。
  • 虽然本Workflow的目标是安分的把账记「精准」,但仍可进步。
  • 关于刷交通卡和骑共享单车这种,目前我是以月结的形式自行添加。
  • 批量模式下建议关闭GPS定位功能。
  • 账本需要定时维护,把匆匆记下的内容重新修订。很多时候工具不好用其实只是借口,就像很多人买了Workflow或者昂贵的GTD工具却不会使用。关键是理清头绪,用心经营,坚持。千万记得,定期整理。希望你们都可以找到属于自己的记账方法。

2017.01 于上海